Digitale Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verbindlich. Damit endet eine mehrjährige Übergangsphase. Seit 2022 besteht die Pflicht grundsätzlich bereits, bislang konnten Arbeitgeber jedoch unter bestimmten Voraussetzungen von der elektronischen Führung befreit werden. Diese Möglichkeit läuft zum 31. Dezember 2026 aus.
Grundlage hierfür ist insbesondere § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die bisherige Übergangsregelung ermöglichte es Arbeitgebern, auf Antrag vorübergehend auf die elektronische Führung bestimmter begleitender Entgeltunterlagen zu verzichten.
Für Unternehmen bedeutet das nicht, dass künftig völlig neue Unterlagen erstellt werden müssen. Die relevanten Nachweise waren auch bisher schon vorzuhalten. Entscheidend ist vielmehr, wie sie künftig geführt werden: elektronisch, eindeutig zugeordnet und im Prüfungsfall digital verfügbar.
Was sind digitale Entgeltunterlagen?
Entgeltunterlagen dokumentieren die für die Sozialversicherung relevanten Sachverhalte eines Beschäftigungsverhältnisses. Dazu gehören – abhängig vom jeweiligen Einzelfall – beispielsweise Arbeitsverträge, Versicherungsnachweise, Arbeitszeitaufzeichnungen, Unterlagen zu geringfügigen Beschäftigungen, Entsendungen oder Statusfeststellungsverfahren sowie Nachweise zur Elterneigenschaft oder zum Aufenthaltsstatus.
Zu den relevanten Nachweisen können außerdem Dokumente zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit gehören. Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und den sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben.
Ab 2027 reicht es nicht mehr aus, wenn diese Unterlagen ausschließlich in Papierordnern, einzelnen E-Mails oder an unterschiedlichen Speicherorten vorhanden sind. Sie müssen elektronisch geführt und im Prüfungsfall strukturiert bereitgestellt werden können.
Was ändert sich ab dem 01.01.2027?
Die Dokumentationspflicht selbst ist nicht neu. Arbeitgeber mussten die für die Sozialversicherung notwendigen Unterlagen bereits bislang vollständig vorhalten.
Neu ist vor allem die verbindliche elektronische Führung. Ab dem 01.01.2027 müssen die relevanten Entgeltunterlagen grundsätzlich:
- elektronisch gespeichert,
- vollständig und lesbar,
- dem jeweiligen Beschäftigten eindeutig zugeordnet,
- zeitlich nachvollziehbar und
- für eine digitale Betriebsprüfung verfügbar sein
Entscheidend ist dabei nicht, dass ein bestimmtes System oder eine bestimmte Ordnerstruktur verwendet wird. Maßgeblich ist, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und die Unterlagen bei Bedarf schnell und nachvollziehbar bereitgestellt werden können.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen elektronischen Entgeltunterlagen und einer vollständigen digitalen Personalakte: Die Verpflichtung bedeutet nicht automatisch, dass Arbeitgeber ihre gesamte Personalverwaltung digitalisieren oder eine bestimmte HR-Software einführen müssen. Entscheidend ist die elektronische Führung der gesetzlich relevanten Unterlagen.
Wer ist für die Entgeltunterlagen verantwortlich?
Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Auch wenn die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung durch eine Steuerberatungskanzlei übernommen wird, kann die rechtliche Verantwortung für die vollständige und ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen nicht vollständig übertragen werden.
Die Steuerberatungskanzlei kann bei der Organisation, der elektronischen Ablage und insbesondere bei Betriebsprüfungen unterstützen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die notwendigen Unterlagen vollständig und in einer geeigneten Form zur Verfügung gestellt werden.
Gerade bei Unternehmen, die heute noch viele Dokumente in Papierform erhalten oder intern über unterschiedliche Wege verwalten, sollte deshalb frühzeitig überlegt werden, wie der Informationsfluss künftig digital organisiert werden kann.
Warum ist die digitale Ablage für Betriebsprüfungen wichtig?
Die Deutsche Rentenversicherung prüft regelmäßig, ob Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden und ob Beschäftigungsverhältnisse sozialversicherungsrechtlich zutreffend beurteilt wurden.
Die regelmäßigen Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung finden grundsätzlich mindestens alle vier Jahre statt. Dabei wird unter anderem kontrolliert, ob die erforderlichen Entgeltunterlagen ordnungsgemäß geführt wurden.
Dafür müssen die zugrunde liegenden Unterlagen nachvollziehbar verfügbar sein. Ziel der elektronischen Führung ist deshalb, dass die prüfungsrelevanten Nachweise eines Beschäftigten digital und ohne längere Suche bereitgestellt werden können.
Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem: Die digitale Ablage sollte nicht nur Dokumente speichern, sondern auch eine eindeutige Zuordnung zum Beschäftigten, Zeitraum und Sachverhalt ermöglichen.
Welche Anforderungen sollte die digitale Ablage erfüllen?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Softwarelösung vor. Wichtig ist vielmehr, dass die Ablage dauerhaft funktioniert und im Prüfungsfall nutzbar ist.
Insbesondere sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- separate und lesbare Dateien,
- eindeutige Bezeichnung der Unterlagen,
- nachvollziehbare Ablagestruktur,
- Zuordnung zum Beschäftigten und Zeitraum,
- strukturierte Speicherung und
- Möglichkeit zur digitalen Bereitstellung für den Prüfdienst.
Für die elektronische Ablage kommen beispielsweise PDF-Dateien und geeignete Bildformate infrage. Wichtig sind eine eindeutige Dateibenennung und die Einhaltung der jeweils geltenden technischen Vorgaben. Eine ungeordnete Sammlung von Dokumenten auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Postfächern ist daher keine empfehlenswerte Lösung.
Da Entgeltunterlagen häufig sensible personenbezogene Daten enthalten, müssen Unternehmen außerdem auf angemessene Zugriffsrechte, Datenschutz und eine sichere Aufbewahrung achten. Die Digitalisierung sollte deshalb nicht nur die Ablage vereinfachen, sondern auch den Schutz der Beschäftigtendaten berücksichtigen.
Welche technische oder organisatorische Lösung hierfür geeignet ist, hängt von den bestehenden Prozessen des Unternehmens ab. Eine einheitliche Lösung für alle Betriebe gibt es daher nicht.
Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
Bis zum 01.01.2027 bleibt nur noch wenig Zeit, die bestehenden Prozesse Schritt für Schritt anzupassen. Unternehmen sollten die Umstellung deshalb nicht als kurzfristiges Einzelprojekt betrachten, sondern frühzeitig beginnen.
Sinnvoll sind insbesondere vier Schritte:
1. Bestand prüfen:
Welche relevanten Entgeltunterlagen liegen bereits digital vor? Welche Unterlagen werden noch ausschließlich in Papierform geführt?
2. Prozesse prüfen:
Wie gelangen Unterlagen aktuell vom Beschäftigten oder aus dem Unternehmen in die Lohnabrechnung?
3. Digitale Lösung festlegen:
Es sollte ein nachvollziehbarer und möglichst einheitlicher digitaler Übertragungs- und Ablageweg geschaffen werden.
4. Prüfbarkeit sicherstellen:
Die Unterlagen sollten im Bedarfsfall vollständig, lesbar und digital zur Verfügung gestellt werden können.
Dabei lohnt es sich, insbesondere die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Steuerberatungskanzlei zu betrachten. Klare Zuständigkeiten und möglichst einheitliche digitale Übertragungswege können den Aufwand bei der laufenden Entgeltabrechnung und bei späteren Betriebsprüfungen deutlich reduzieren.
Dabei muss nicht jeder Prozess von heute auf morgen vollständig umgestellt werden. Entscheidend ist, dass Unternehmen das Thema rechtzeitig angehen und ihre Beschäftigten sowie internen Ansprechpartner schrittweise in die neuen Abläufe einbinden.
Welche Lösung ist für das eigene Unternehmen sinnvoll?
Für die elektronische Führung von Entgeltunterlagen stehen unterschiedliche technische und organisatorische Lösungen zur Verfügung. Welcher Weg sinnvoll ist, hängt unter anderem davon ab, wie digital ein Unternehmen heute bereits arbeitet, wie Unterlagen von Beschäftigten eingehen und welche Systeme bereits eingesetzt werden.
Wichtig ist weniger die Auswahl eines bestimmten Produkts als ein dauerhaft funktionierender Prozess: Unterlagen sollten möglichst digital eingehen, eindeutig zugeordnet werden können und anschließend strukturiert zur Verfügung stehen.
Je nach Unternehmensgröße können hierfür bereits vorhandene digitale Ablagesysteme oder Lösungen zur elektronischen Personalverwaltung genutzt werden. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung die Anforderungen an die Führung elektronischer Entgeltunterlagen erfüllt und sich sinnvoll in die bestehenden HR-Prozesse integrieren lässt.
Unternehmen, die bislang noch stark papierbasiert arbeiten, sollten deshalb rechtzeitig mit der Umstellung beginnen. Erfahrungsgemäß braucht es Zeit, neue Abläufe im Unternehmen und bei den Beschäftigten zu etablieren.
Fazit: Jetzt die Prozesse vorbereiten
Ab dem 01.01.2027 wird die elektronische Führung relevanter Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verbindlich. Die Pflicht zur Dokumentation besteht bereits heute – künftig müssen die Unterlagen jedoch konsequent digital geführt und im Prüfungsfall elektronisch bereitgestellt werden können.
Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Prozesse anzupassen und Schritt für Schritt auf einen möglichst digitalen und strukturierten Prozess umzustellen.
Bei Fragen zur Umsetzung oder zu geeigneten organisatorischen und technischen Lösungen unterstützen wir Sie gerne.
