Auch in der Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer lässt sich die Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung sehr effizient nutzen. Statt monatlich in Zeit und Personal für die Verteilung der Lohnabrechnungen zu investieren, könnt Ihr mit zeitgemäßen, digitalen Programmen diese Ressourcen schonen und Papier sparen.
Intern bei Lehnen & Partner arbeiten wir schon seit Längerem mit „DATEV Arbeitnehmer online“, um unseren Mitarbeitenden ihre Lohn- und Gehaltsdokumente wie auch Lohnsteuerbescheinigung ausschließlich digital zukommen zu lassen. Wir fahren damit sehr, sehr gut. Zahlreiche Mandanten konnten wir auf dem Weg zur Implementierung und gemeinsamen Nutzung von „Arbeitnehmer online“ bereits erfolgreich begleiten. Wir möchten auch Euch inspirieren, diesen Weg mit uns zu gehen. Welche weiteren Mehrwerte neben der Ressourcenschonung Arbeitnehmer online mit sich bringt und wie es funktioniert, erfahrt Ihr in diesem Blogbeitrag.
Mit „Arbeitnehmer online“ datenschutzkonform und sicher unterwegs
Wie bei vielen immer wiederkehrenden Arbeitsprozessen, können diese auch mit Arbeitnehmer online teils beschleunigt und teils effizienter abgewickelt werden. Zudem sei immer wieder die umweltfreundlichere, platzsparende und übersichtlichere Datenarchivierung zu nennen, die die digitale Datenbereitstellung ermöglicht. In diesem Falle auf zwei Seiten: für Arbeitgeber und für Arbeitnehmer entfällt der monatliche Ausdruck der Gehaltsabrechnung und damit das Abheften in Papierform. Hochgerechnet wird hiermit also faktisch viel Papier gespart und damit die Umwelt geschont.
Die Mehrwerte von Arbeitnehmer online im Speziellen:
- Kostenersparnis für Druck und Porto der Lohndokumente
- Ersparnis Arbeitsaufwand zur Verteilung der Lohndokumente
- Archivierungserleichterung, Ablage in Ordnern entfällt
- Datenschutzkonforme Sicherung der Daten im geschützten DATEV-Rechenzentrum in Deutschland inkl. Archivierung der Daten über 10 Jahre
- Einfach und schnell verfügbar: Mehr Flexibilität für Arbeitnehmer, da sie jederzeit auf ihre Lohn- und Gehaltsdokumente zugreifen können - auf mobilen Endgeräten wie auch am PC
- Einfach und schnell aufzufinden: Dokumente und Daten sind jederzeit durch einfache Suchfunktion abrufbar
- Sichere Registrierung & sicherer Zugriff auf das Portal durch erforderliche Zwei-Faktor-Authentisierung, nur der jeweilige Mitarbeitende erhält Zugriff auf seine Daten (Details nachfolgend)
Und so funktioniert Arbeitnehmer online
Im Zusammenspiel mit einer Steuerkanzlei, die DATEV-Mitglied ist - wie L&P, kann die Software für „DATEV Arbeitnehmer online“ und das Portal als solches installiert, eingerichtet und genutzt werden. Zu Beginn gibt es einmalig zwei große Arbeitsvorgänge zu erledigen: a) Alle erforderlichen Lohn- und Gehaltsdaten müssen eingepflegt/ übertragen werden. Das erledigen wir in Zusammenarbeit mit Eurer Personalabteilung. Und b) ist einmalig je Arbeitnehmer*in ein Brief postalisch zu versenden, um den jeweiligen Registrierungsprozess datenschutzkonform und sicher einzuläuten. Danach ist der Prozess Standard und so erhält beispielsweise jede*r neue Mitarbeiter*in mit Betriebseintritt den Brief zur Registrierung und Nutzung von Arbeitnehmer online.
Diese Registrierung je Arbeitnehmer*in ist ganz einfach und sicher durch die Zwei-Faktor-Authentisierung durchzuführen: Im ersten Schritt erhält der Mitarbeitende mit genanntem Brief eine Einladung von Euch als Arbeitgeber zur Nutzung von Arbeitnehmer online. Dieser Brief beinhaltet den persönlichen Einladungscode, der die Registrierung personalisiert. Mit diesem Code führt jeder Mitarbeitende den Registrierungsprozess einmalig durch. Dafür richtet man zuerst ein persönliches Benutzerkonto mit individuellen Zugangsdaten (private E-Mail-Adresse und Passwort) ein. Nach Bestätigung der E-Mail-Adresse ist das Benutzerkontos freigeschaltet und genannter Einladungscode und Geburtsdatum sind als erste Faktor einzugeben. Anschließend ist der zweite Faktor einzurichten: Hierzu muss eine sogenannte Authenticator App heruntergeladen werden, wie z.B. der kostenfreie „Microsoft Authenticator“. Mit dieser App wird der vorliegende QR-Code eingescannt, der daraufhin einen Zahlencode in der App generiert. Dieser Zahlencode schließt als einzugebender Bestätigungscode die Online-Registrierung ab. Von nun an kann sich jede*r (neue) Arbeitnehmer*in mit den persönlichen Zugangsdaten in Arbeitnehmer online einloggen und hier Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen & Co. einsehen, ggf. ausdrucken und archivieren.
Ihr seid Mandant*in bei uns und interessiert euch für Arbeitnehmer online? Wir beraten euch jederzeit gerne, wie wir gemeinsam das Programm bei euch im Unternehmen implementieren können.
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