Lohn- und Gehaltsabrechnung

Besteht keine Sofortmeldepflicht (siehe hierzu: Für welche Branchen besteht eine Sofortmeldepflicht und bis wann hat diese zu erfolgen?), muss der Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter spätestens 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn bei der zuständigen Krankenkasse (diese muss der Mitarbeiter dem Arbeitgeber mitteilen) angemeldet haben. 

In den unten genannten Wirtschaftszweigen ist die Abgabe einer Sofortmeldung für neu eingestellte Arbeitnehmer vorgeschrieben. Dies dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung.

Die Sofortmeldung muss vor bzw. spätestens mit der Beschäftigungsaufnahme erfolgen. Unter Angabe des Namens und der Rentenversicherungsnummer (SV-Nr.) wird die Sofortmeldung vom Arbeitgeber bzw. dem Lohnbüro elektronisch an den Zoll übermittelt. Sollte die SV-Nr. nicht vorliegen, benötigt der Arbeitgeber zusätzlich ggf. den Geburtsnamen, Geburtsort und -land und die vollständige Adresse. 

Wirtschaftszweige der Sofortmeldepflicht:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe

Ein Verstoß gegen die Sofortmeldeplicht kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € verhängt werden. 

Kann der Arbeitgeber nicht auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) des Arbeitnehmers zurückgreifen, etwa weil der Arbeitnehmer seine Steuer-Identifikationsnummer nicht mitteilt, ist die Lohnsteuer anhand von Steuerklasse VI zu berechnen. Ausnahmen davon gelten – längstens für drei Monate –, wenn

• der Zugriff auf ELStAM aufgrund technischer Schwierigkeiten nicht möglich ist oder
• der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung über die ihm zuzuteilende Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat.

In diesen Ausnahmefällen ist die Lohnsteuer anhand der dem Arbeitgeber bekannten persönlichen Besteuerungsmerkmalen durchzuführen. Wird die Identifikationsnummer nicht innerhalb von drei Monaten vorgelegt, müssen die ohne Rückgriff auf ELStAM erfolgten Lohnabrechnungen nachträglich korrigiert werden und auf Basis der Lohnsteuerklasse VI neu erstellt werden.

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag (Pflichtbeiträge von Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur gesetzlichen Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und sozialen Pflegeversicherung) wird am drittletzten Bankarbeitstag im laufenden Monat fällig. 

Um die Frist einzuhalten, muss der Beitragsnachweis spätestens um 0.00 Uhr am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Da die Fälligkeit vor Ablauf des laufenden Monats liegt, werden hier insbesondere bei Lohnempfängern (tatsächliche Werte stehen vor Ablauf des Monats nicht fest) geschätzte Beiträge gemeldet und abgeführt. 

Im Folgemonat werden die geschätzten Beiträge dann korrigiert, wobei nun die tatsächlichen Werte bis zum Ende des Monats zugrunde gelegt werden können.

Einzugsstelle alles Sozialversicherungsbeiträge ist die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers. Bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen ist die Minijobzentrale in Essen zuständig.

Phantomlohn, auch Fiktivlohn genannt, meint den entstandenen, aber nicht ausgezahlten Lohnanspruch.

Das aus einer Beschäftigung erzielte beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist sowohl Grundlage für die versicherungsrechtliche Beurteilung als auch für die Erhebung der Sozialversicherungsbeiträge. 

Im Sozialversicherungsrecht gilt grundsätzlich das sog. "Entstehungsprinzip". Das bedeutet, dass zur Bemessung der Sozialversicherungsbeiträge nicht das tatsächlich gezahlte, also geflossene Arbeitsentgelt zugrunde gelegt wird. Vielmehr wird auf das nach dem Arbeitsvertrag zu beanspruchende, also entstandene bzw. "erarbeitete" Entgelt, abgestellt. 

Daher entsteht immer dann Phantomlohn, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf das Entgelt gehabt hätte, dieses aber nicht gezahlt wurde.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer im Baugewerbe wird nach dem gesetzlichen Mindestlohn bezahlt. Er hat jedoch einen Anspruch auf den branchenabhängigen Mindestlohn. 

Branchenabhängiger Mindestlohn monatlich        2.000 €
Tatsächlich gezahlt                                                          1.653 €
Entstandener Phantomlohn                                            347 €
 

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende steuer- und sozialversicherungsfreien Verpflegungsmehraufwendungen durch den Arbeitgeber gezahlt werden:

• Abwesenheit von mehr als acht Stunden:                       € 14,00

Bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit im Inland ergeben sich folgende Beträge: 

• An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit):    je € 14,00
• Zwischentag (24 Stunden Abwesenheit):                        € 28,00

Beispiel für die Berechnung:
Der Arbeitnehmer ist von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr auf Dienstreise (Auswärtstätigkeit):

Montag        14,00 €
Dienstag     28,00 €
Mittwoch     14,00 €
Summe:      56,00 €

Werden im Rahmen der Dienstreise Mahlzeiten vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt oder gezahlt, ist eine Kürzung der Tagessätze vorzunehmen. Dabei sind folgende Beträge vom jeweiligen Ganztagessatz (28 €) zu kürzen:

• 20% für ein Frühstück (5,60 €)
• 40% für ein Mittagessen (11,20 €)
• 40% für ein Abendessen (11,20 €)

Hinweis: Für Auswärtstätigkeiten im Ausland richtet sich die Höhe der Pauschbeträge nach dem jeweiligen Tätigkeitsstaat. Diese können auf der Homepage vom Bundesministerium der Finanzen abgerufen werden.

Übernachtungskosten:
Als Übernachtungskosten gelten die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Der Arbeitgeber hat jedoch das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten auf Grund des Einzelnachweises anhand geeigneter Belege oder den Pauschbetrag von € 20,00 zu erstatten.

Steuerklasse I:

• Alleinstehende (Ledige, Geschiedene, Verwitwete)
• Verheiratete / eingetragene Lebenspartner
  • wenn sie dauerhaft von ihrem Ehepartner getrennt leben

Steuerklasse II:

• Alleinerziehende (ab dem 1. Kind)

Steuerklasse III:

• Verheiratete / eingetragene Lebenspartner
  • der andere Ehegatte / Lebenspartner wird dann in Steuerklasse V eingeordnet
• Verwitwete 
  • im Jahr des Todes + Folgejahr, wenn Ehegatte / Lebenspartner Steuerklasse V

Steuerklasse IV:

• Verheiratete / eingetragene Lebenspartner
  • beide Ehegatten / Lebenspartner wählen Steuerklasse IV

Steuerklasse V:

• Verheiratete / eingetragene Lebenspartner
  • der andere Ehegatte / Lebenspartner wird dann in Steuerklasse III eingeordnet

Steuerklasse VI:

• Ledige und Verheiratete / eingetragene Lebenspartner
  • ab dem zweiten Beschäftigungsverhältnis (sofern das Entgelt größer als 450 € ist)
  • wenn der Arbeitnehmer seine Steuer-ID Nummer nicht mitteilt und der Arbeitgeber keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) für den Arbeitnehmer abrufen kann

Eine Änderung der Steuerklasse kann beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Dazu stellt das Bundesfinanzministerium einen offiziellen Antrag auf Steuerklassenwechsel bereit.

• Der Mitarbeiter verdient regelmäßig nicht mehr als 450 Euro pro Monat und 5.400 € pro Jahr.
• Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer werden pauschal berechnet und vom Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale abgeführt.
• Der Arbeitgeber übernimmt dabei folgende Pauschalabgaben: 
  • 13 % für die Krankenversicherung (5% bei Beschäftigung im Privathaushalt)
  • 15 % für die Rentenversicherung (5% bei Beschäftigung im Privathaushalt)
  • 2 % für die Lohnsteuer 
  • Insgesamt ca. 1,2 % für geringfügige Umlagen (Lohnfortzahlung, Schwangerschaft und Insolvenz) und einen individuellen Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung
• Minijobber zahlen einen Eigenanteil zur Rentenversicherung (3,6 %), wenn sie sich nicht ausdrücklich von dieser Pflicht befreien lassen (siehe hierzu: Welche Folgen hat ein Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Rahmen eines Minijobs?). 

Wird ein Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht gestellt, zahlt lediglich der Arbeitgeber den Pauschalbeitrag in Höhe von 15 % (bzw. 5% bei einer Beschäftigung im Privathaushalt) zur Rentenversicherung.

Der Minijobber zahlt in diesem Fall zwar keine eigenen Beiträge zur Rentenversicherung, verzichtet mit der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht aber auch auf den Erwerb vollwertiger Leistungsansprüche.

Die vom Arbeitnehmer beantragte Befreiung von der Rentenversicherungspflicht gilt für die gesamte Dauer des Minijobs. Sie kann nicht widerrufen werden. Bei Arbeitnehmern mit mehreren Minijobs und einem regelmäßigen Gesamtarbeitsentgelt bis 450 EUR im Monat kann die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nur einheitlich erklärt werden. 

Die Vorteile der Versicherungspflicht für den Arbeitnehmer ergeben sich aus dem Erwerb von Pflichtbeitragszeiten in der Rentenversicherung. Das bedeutet, dass die Beschäftigungszeit in vollem Umfang für die Erfüllung der verschiedenen Wartezeiten (Mindestversicherungszeiten) berücksichtigt wird.

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn die Beschäftigung im Laufe eines Kalenderjahres von vorneherein

• auf nicht mehr als 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet ist und die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausgeübt wird
• die Höhe des Verdienstes ist dabei unerheblich
• die Geringfügigkeitsgrenze von 450 € gilt bei einer kurzfristigen Beschäftigung nicht
• eine kurzfristige Beschäftigung ist sozialversicherungsfrei
• für AG fallen auch keine Pauschalbeiträge an
• welche Zeitgrenze gilt, hängt davon ab, wie viele Tage der AN pro Woche arbeitet:

(wenn die Beschäftigung an mind. 5 Tagen wöchentlich ausgeübt wird, ist von max. 3 Monaten auszugehen, ansonsten von 70 Arbeitstagen)

Nicht berufsmäßig:
Beschäftigungen, die nur gelegentlich ausgeübt werden, sind grundsätzlich von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung. Eine kurzfristige Beschäftigung darf dem Beschäftigten nicht als Haupteinkommen dienen.
 

Ein Midijob ist ein Beschäftigungsverhältnis mit geringeren Sozialabgaben für den Arbeitnehmer. Das monatliche Entgelt darf dabei eine bestimmte Summe nicht übersteigen, muss aber höher sein als die Grenze eines Minijobs (450,00€). Seit dem 01.07.2019 befinden sich die so genannten Midijobber nicht mehr in der „Gleitzone“, sondern im neuen „Übergangsbereich“. Die Einkommensobergrenze für diesen Übergangsbereich liegt bei 1.300,00€.
Die Regelung wurde eingeführt, um Arbeitnehmer zu entlasten, die nur knapp über der Geringfügigkeitsgrenze verdienen.

In der Gleitzone sind vom Arbeitnehmer daher verminderte Beiträge zur Sozialversicherung zu zahlen. Der Beitragsanteil des Arbeitgebers wird dagegen aus dem tatsächlichen Entgelt berechnet. Für den Arbeitgeber spielt die Anwendung der Gleitzone insofern keine Rolle.

Hinweise:

• Die Regelung zum Midijob gilt nicht für Auszubildende.
• Auch für Arbeitnehmer in Altersteilzeit kann der Übergangsbereich Midijob ohne Einschränkung angewandt werden. 
• Schließlich greift der Midijob nicht, wenn das Entgelt nur aufgrund von Unterbrechungen wie Kurzarbeit unter die Gleitzonengrenze sinkt.
• Bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen (> 450 €) sind diese zur Prüfung der „Gleitzonenregelung“ zusammenzufassen.
   

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 01.07.2021 9,60 €/Stunde und wird in zwei weiteren Schritten bis Juli 2022 auf 10,45 €/Stunde (brutto) erhöht:

⦁    01.01.2022: Erhöhung auf 9,82 €/Stunde
⦁    01.07.2022: Erhöhung auf 10,45 €/Stunde

Es handelt sich jeweils um den Bruttostundenlohn.
 

Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

Zumindest laut Mindestlohngesetz müssen die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages niedergeschrieben sein.
 

Nach § 3 Bundesurlaubsgesetz (BurlG) besteht bei einer 6-Tage-Woche ein jährlicher Urlaubsanspruch von 24 Werktagen und bei einer 5-Tage-Woche ein jährlicher Urlaubsanspruch von 20 Werktagen.

Die Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen richten sich nach § 622 BGB.

Das Arbeitsverhältnis eines Arbeitnehmers kann von diesem mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.

Für eine Kündigung durch den Arbeitgeber richtet sich die Kündigungsfrist nach der Dauer des Arbeitsverhältnisses im Unternehmen und kann jeweils zum Ende des Kalendermonats erfolgen:

Während einer vereinbarten Probezeit, längstens für die Dauer von sechs Monaten, beträgt die Kündigungsfrist für beide Parteien zwei Wochen ohne festes Ende. 

Hinweis: Durch abweichende Regelungen der Kündigungsfristen im Arbeits- und/oder Tarifvertrag können unter Umständen auch andere Fristen vereinbart sein.

Um eine rechtssichere Kündigung zu erwirken, ist die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu empfehlen.