Ab dem 01.01.2023 ist die elektronische Abrufung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei den Krankenkassen verpflichtend für den Arbeitgeber. Die gesetzlich versicherten Arbeitnehmer müssen dann nicht mehr den alt bekannten „gelben Schein“ dem Arbeitgeber vorlegen, der Arbeitgeber ist ab 2023 in der Pflicht, die Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital bei der Krankenkasse abzurufen. Dies erfordert eine Umstellung auf das eAU-Verfahren.
Das eAU-Verfahren basiert auf der Telematikinfrastruktur: Hierdurch erfolgt die Zuleitung der AU an die Krankenkasse nicht mehr durch den Versicherten selbst, sondern durch den ausstellenden Arzt. Dieser übermittelt zwei Ausführungen der eAU, eine für die Krankenkasse, eine für den Arbeitgeber, mit dem elektronischen Arztausweis, der elektronisch signiert wird. Anschließend ruft der Arbeitgeber diese bei den Krankenkassen seiner Mitarbeiter ab, sobald sich diese krankgemeldet haben. Die Arbeitnehmer sind allerdings weiterhin in der Pflicht, dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen, für welchen Zeitraum sie eine AU haben, denn diese Angabe ist für den digitalen Abruf notwendig.
Was es zur Umstellung braucht
Arbeitgeber können entsprechend zertifizierte Programme selber einführen und nutzen oder sie geben diesen Part an ihre Steuerberater ab. Um das passende Programm auszuwählen, sollte geschaut werden, was organisatorisch am besten zu den bereits etablierten Abläufen des Arbeitgebers passt. Erforderlich ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Sobald die Abrufung der AU über eins dieser Systeme erfolgt, werden die Daten über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung verschlüsselt zur Verfügung gestellt.
eAU-Verfahren erst mal nur bei gesetzlich Versicherten verfügbar
Gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen somit ab 01.01.2023 ihren Arbeitgeber lediglich unverzüglich informieren, dass sie krank sind, einen Arzt aufsuchen, um die AU feststellen zu lassen, und anschließend den Zeitraum der AU dem Arbeitgeber mitteilen. Eine Weiterleitung der AU durch die gesetzlich Versicherten entfällt vollständig. Die Weiterleitung erfolgt ausschließlich nur noch über das eAU-Verfahren. Eine AU in Papierform gibt es nur noch auf Wunsch und nur noch für die eigenen Unterlagen der Versicherten.
Bei Privatversicherten verhält es sich anders, da das Abrufverfahren derzeit nur zwischen Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen gilt. Für Privatversicherte befindet es sich noch in der Planungsphase, und wird laut derzeitigem Stand in 2024 eingeführt. Arbeitgeber sollten in diesen Fällen bei den privaten Versicherungsgesellschaften nachfragen, wie sie Auskünfte erteilen. Oftmals wird hier die eAU bereits per App und Smartphone vom Arzt an den Versicherten übermittelt und kann dann auch entsprechend digital an den Arbeitgeber weitergeleitet werden.
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