Die E-Rechnung ist da - 2025 entspannt digital durchstarten

Die E-Rechnung ist da und ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen, ohne Ausnahmen, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren können. Daran gibt es nichts mehr zu rütteln. Das beschlossene Gesetz ist gesetzt, die Digitalisierung schreitet weiter voran und ihr als Unternehmer im B2B-Bereich müsst ab dem 01.01. E-Rechnungen empfangen und ausstellen können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen noch versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. Doch kein Grund zur Besorgnis, es gibt sehr gute Lösungen und wir bieten unseren Mandanten Beratung und Support, die erforderlichen digitalen Prozesse einzurichten und ans Laufen zu bringen.

Die Rechnung als PDF per E-Mail versendet stellt ab 2025 keine gültige elektronische Rechnung dar. Gültige E-Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Strukturierte XML-Formate wie „ZUGFeRD 2.x“ oder „XRechnung“ der DATEV-Anwendungen erfüllen diese Norm. XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Die genannten E-Rechnungsformate sind maschinell lesbar, ermöglichen die automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnung und sind eben normkonform.

Im Zuge der L&P-Infoveranstaltungen für unsere Mandanten zur E-Rechnung haben wir bereits erläutert, dass und warum wir auch in diesem Thema auf unseren langjährigen Partner, die DATEV eG setzen. Die DATEV bietet mit ihren Cloud-basierten Programmen „DATEV Unternehmen online“ und „DATEV Auftragswesen next“ sichere, erprobte Lösungen an, um alle relevanten Prozesse digital abzubilden und reibungslos digital (zusammen) zu arbeiten. Dabei erfüllen alle DATEV-Produkte bereits heute die zukünftigen gesetzlichen Anforderungen und stellen sicher, dass E-Rechnungen der Norm entsprechend empfangen, verarbeitet und versendet werden können.

Gerne skizzieren wir kurz und knapp die Vorteile, die euch das digitale Arbeiten in dieser Form bringt. Klar, die Prozesse umzustellen und einzurichten ist einmal Arbeit, die Zeit, Geld und Mühen kostet. Das gehört dazu, diesen Aufwand möchten wir nicht klein reden. Doch die Einführung der E-Rechnung könnte jetzt auch einfach als Chance gesehen werden, die nötigen Schritte in Richtung Digitalisierung zu unternehmen, um auch in Zukunft gut aufgestellt zu sein. Eine Zukunft, die in vielen Arbeitsbereichen nun mal digitalisiert abläuft und ablaufen wird.

Digitales Arbeiten und digitale Zusammenarbeit im Bereich Steuern, Finanzen und im Speziellen mit der E-Rechnung bringen diese Vorteile und Mehrwerte mit sich:

1. Effizientere Arbeitsabläufe – z.B. durch beschleunigte Freigabeprozesse bei Eingangsrechnungen
2. Weniger Zeitaufwand – z.B. weil fehleranfällige manuelle Dateneingaben entfallen und die Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden kann
3. Niedrigere Kosten – Kosten für Papier, Kuverts, Druck und Porto sowie für Ordner und Aktenschränke entfallen, DATEV-Modellrechnungen zeigen Einsparungen von bis zu 60 % gegenüber Rechnungen auf Papier
4. Mehr Transparenz – auf die Belege in der Cloud kann jederzeit zugegriffen und damit Auskunft erteilt werden
5. Erleichtert die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei – die ebenfalls unkompliziert auf digitale Belege & Co. in der Cloud zugreifen kann ohne Belege physisch hin und her zu schicken
6. Optimiertes Cash-Management – schnellere Bearbeitung der Eingangsrechnungen macht Skontoabzug möglich, schnellere Zustellung beim Empfänger führt zu einem schnelleren Zahlungseingang

Wenn ihr unserer Empfehlung, DATEV Unternehmen online zu nutzen, folgen möchtet, haben wir hier auch noch alle Vorteile dazu auf einen Blick für euch:

Wir möchten auf den letzten Metern in 2024 wirklich ermutigen, eure Arbeitsprozesse rechtzeitig umzustellen und zu optimieren, damit ihr 2025 möglichst schnell wieder entspannt eurem alltäglichen Geschäft nachgehen könnt. Dafür verlinken wir hier gerne das „Unterstützungspaket“ der DATEV für euch. Hier erfahrt ihr alles Wissenswerte rund um die E-Rechnung sowie auch wie ihr eure Unternehmensprozesse für die E-Rechnung anpassen könnt.

Unsere Lehnen & Partner-Mandanten können selbstverständlich ganz unkompliziert auf ihren jeweiligen Sachbearbeiter zugehen und dann gehen wir gemeinsam das Thema fachgerecht an.

Wir sind digitale Befürworter und blicken optimistisch in die Zukunft - ihr auch?